Hivatal


A hivatal az igazgató közvetlen alárendeltségében működő önálló szervezeti elem

Feladatai:

1.)    Igazgatási, jogi és adatvédelmi szakterületen az alábbi feladatokat látja el:

a) a szakterületek feladatainak ellátásához – szükség esetén – jogi tanácsot, tájékoztatást ad;

b) felhívja az igazgató figyelmét a feladatkörében tudomására jutott jogsértésekre és javaslatot tesz azok megszüntetésére;

c) részt vesz a gazdasági és egyéb döntések jogi szempontú előkészítésében;

d) felügyeli a helyi szervek jogi természetű tevékenységét,

e) indokolt esetben szabályozók kiadását, módosítását, vagy hatályon kívül helyezését kezdeményezi;

f) félévente előkészíti a belső normatív rendelkezések deregulációját és a hatályos normák címjegyzékének a kiadását;

g) figyelemmel kíséri a belső normák jogszabályi megfelelőségét, az attól való eltérést jelzi a döntésre jogosult vezetőnek;

h) véleményezi és ellenjegyzi az igazgatóság normatív belső szabályozóinak, szerződéseinek és külső szervekkel kötendő      együttműködési megállapodásainak tervezetét;

i) végzi a feladat- és hatáskör szerint illetékes szervezeti elem által előkészített szakmai tervezet véleményezését,

j) ellátja az igazgatóság jogi (peres és nem peres) képviseletét;

k) működteti a minőségirányítási rendszert, koordinálja a kapcsolódó feladatok ellátását

l) közreműködik a közérdekű bejelentések, panaszok kivizsgálásában és ebben a körben aktív koordinációt folytat a szakterületekkel, helyi szervekkel;

m) koordinálja az igazgatóság ünnepeinek, belső és külső rendezvényeinek lebonyolítását, felügyeli azokat, illetve részt vesz a szervezésükben;

n) ellátja a belső adatvédelmi felelős számára az információs önrendelkezési jogról és az információszabadságról szóló 2011. évi CXII. tv. 24.§ -ában meghatározott feladatokat;

o) gondoskodik az Adatvédelmi és Adatbiztonsági Szabályzatában foglaltak érvényre juttatásáról, szervezi az adatvédelmi képzéseket;

p) szakterületek bevonásával teljesíti a személyes adatok kezelésével és a közérdekű adatok megismerésével kapcsolatos kérelmekkel összefüggő adatszolgáltatásokat és jelentéstételi kötelezettségeket.

2.)   Ügykezelés szakterületen az alábbi feladatokat látja el:

a) az igazgatósághoz érkező és az ott keletkező minősített és nem minősített adat védelméből adódó ügyirat-kezelési feladatok szervezése, felügyelete;

b) az ügyiratok irattározásának, selejtezésének és megsemmisítésének irányítása, koordinálása, végrehajtása, valamint a maradandó értékű (nem selejtezhető) köziratok levéltárba történő átadása;

c) az Iratkezelési Szabályzatban és az Irattári Tervben foglaltak érvényre juttatása;

d) működteti az elektronikus iktatási rendszert, felügyeli és koordinálja a kapcsolódó feladatok ellátását;

e) működteti és vezeti a szükséges ügyviteli nyilvántartásokat;

f) felügyeli az ügyiratkészítés formai követelményeinek érvényesülését, meghatározza az ügyiratforgalom rendjét.

3.)  A kommunikációs tevékenység körében az alábbi feladatokat látja el:

a) szervezi és előkészíti az igazgató és az általa kijelölt személyek sajtószereplését;

b) rendszeres kapcsolatot tart fenn a BM OKF és más közigazgatási, rendvédelmi szervek szóvivőivel;

c) folyamatos kapcsolatot tart a médiaszolgáltatók képviselőivel;

d) koordinálja a média részéről érkező kérdésekre adandó válaszok összeállítását, jóváhagyását és megküldését;

e) kidolgozza a kommunikációs tevékenység fő irányait, területeit, módszereit, feladat- és eszközrendszerét;

f) felelős a féléves munkatervei alapján a tájékoztatási és kommunikációs terv összeállításáért, elkészítéséért;

g) tervezi és szervezi az igazgatóság kommunikációs tevékenységét, valamint az időszakos sajtótevékenységet;

h) szakterületek kérése alapján közreműködik az igazgatóság kiadványainak elkészítésében, lakossági tájékoztató kampányok tervezésében;

i) közreműködik az igazgatóság sajtóközleményeinek, sajtómeghívóinak és sajtó-háttéranyagainak előkészítésében;

j) elkészíti az igazgatóság sajtóközleményeit, sajtómeghívóit és sajtó-háttéranyagait;

k) sajtószervezéssel közreműködik az igazgatóság által rendezett eseményeken, kiemelt ünnepi rendezvényeken, konferenciákon, szakmai versenyeken;

l) a feladat végrehajtást szükség szerint egyezteti a BM OKF, illetve más területi szervek sajtóreferenseivel, valamint az együttműködő, továbbá a társszervek azonos szintű szakterületi munkatársaival;

m) felelős az igazgatóság internetes honlapja folyamatos működésének koordinációjáért;

n) koordinálja az infokommunikációs szakszolgálat honlappal kapcsolatos tevékenységét, tematikusan kialakítja az igazgatóság honlapján a friss információk helyét;

o) végzi az elektronikus újsággal kapcsolatos feladatokat;

p) vezetői utasításra – a honlapon közzététel céljából – adott eseményről cikket ír, fényképfelvételt készít;

q) fotó-, szükség szerint videó felvételeket készít az igazgatóság szervezésében lezajlott eseményekről;

                  havi rendszerességgel archiválja a sajtófotókat.